eine Notlösung als Kaffeebar. Der Aufbau hier ist so gut wie möglich vollzogen, hat aber viel Luft nach oben. Man sieht von Links nach rechts die Mazzer Major Espressomühle, auf einem Abschlagkasten, eine Dalla Corte Evo 2 in rot und anschließend die Milchstation. Der Baraufbau ist sehr beengt und alles andere als optimal. An den wichtigen Punkten sind Lappen in unterschiedlichen Farben positioniert.

Hier schlummert viel Potential für deine Kaffeebar

Der Workflow an Bars ist ein kritisches Element, welches leider viel zu oft nur sehr halbherzig betrachtet wird. Verwunderlich oder? Ist doch in vielen Bereichen erfolgreichen Wirtschaftens eine Prozessoptimierung – und auch die Beratungen dazu – Gang und Gebe. In der Gastronomie, insbesondere an Kaffeebars, aber nicht. Warum eigentlich? 

Meine persönlichen Erfahrungen und viele Unterhaltungen mit Kollegen und Trainees bringen mich zu der Aussage:

„Wer guten Kaffee, schnellen Kaffee, weniger Stress in der Arbeit, bzw. weniger gestresste Mitarbeiter, weniger gesundheitliche Ausfälle, bessere Qualität, konstantere Qualität, und all sowas haben möchte, der braucht eine gute Organisation der Bar!“

Die Podcastfolge und daraus resultierend auch dieser Blogeintrag hier, ist aus einem Impuls heraus entstanden. Das Thema an sich beschäftigt mich aber schon sehr lange.

Lass mich das alles mit einem Aufruf beginnen

Solltest du gerade eine Kaffeebar – egal welcher Größe und Art – planen, damit betraut sein, dieses öfter machen oder es für die Zukunft planen, gleichzeitig aber selbst nicht einschlägige Erfahrung mit der Arbeit an einer solchen haben, dann tu dir selbst, deinen (zukünftigen) Mitarbeitern und Gästen einen Gefallen und lies weiter. Alternativ, oder eher zusätzlich, hole dir Rat von jemandem der diese Erfahrung hat.

Das Statement aus dem zweiten Absatz meine ich nämlich völlig ernst. Ich würde es sogar noch mit weniger direkten Folgen eines guten Workflows ergänzen, die da wären: 

  • mehr Umsatz 
  • weniger Wareneinsatz
  • weniger Verschleiß der Ausrüstung 
  • zufriedenere Gäste

Die Kunst der Gastwirtschaft

Man sieht eine ordentlich aufgebaute Kaffeebar aus der Barista Perspektive. Der Workflow ist hier von rechts nach links aufgebaut. Ganz rechts ist die Kasse, es folgen zwei Mythos One Kaffeemühlen, mit davor positionierter Tamperstation und Abschlagschublade, sowie einer Waage. Danach kommt eine Victoria Arduino Black Eagle mit zwei Brühgruppen in mattschwarz und silber. Rechts von ihr ist die Milchposition sowie die Ausgabe zu erkennen. An den jeweils wichtigen Punkten sind farbig unterschiedliche Lappen verteilt. Alles ist gut erreichbar. Ein sehr durchdachter Baraufbau.

Um alle abzuholen lass mich an dieser Stelle noch einen kleinen Schlenker machen. In der Gastronomie verkaufen wir nicht nur Waren an einen Gast, sondern ein Erlebnis um diese „Ware“ herum. Dazu hatte ich schon mal ein etwas in Folge 22 „Wie wichtig ist das Ambiente beim Kaffeetrinken“ erzählt und mich in Folge 12 „Kaffeeservice in der Sterneküche“ mit Nico genau darüber unterhalten.

Dieses Erlebnis zu kreieren und umzusetzen ist aber viel Arbeit, sowohl vor, als auch während und nach dem eigentlichen Service. Auch dazu habe ich bereits eine Folge gemacht „Barista, Helden hinter der Bar?“ In Summe bekommt man vielleicht einen kleinen Eindruck, welches Potential eine gute Barplanung, eine gute Organisation der Abläufe, ein gutes Training, usw., hat.  

Was genau meine ich mit Workflow?

Da fällt tatsächlich viel hinein. Grundsätzlich geht es um den Arbeitsablauf, also wann mache ich welchen Handgriff im Arbeitsprozess. In meiner Definition geht das aber noch sehr viel tiefer, denn der schlussendliche Prozess ist das Zusammenspiel vieler Einzelteile.

Es geht beispielsweise um:

  • eine gute Barplanung, bzw. einen klugen Aufbau der Kaffeebar
  • richtige Eintakten und Strukturieren von klugen Arbeitsabläufen
  • das Automatisieren der richtigen Handgriffe
  • die richtigen Arbeitsmittel für am richtigen Platz zu haben
  • den Einsatz klug gewählter Arbeitsmittel
  • Optimierung der Laufwege
  • Usw.

Vieles dreht sich dabei um Fragen wie:

  • Wie bewegen sich die Gäste – kann/sollte ich das beeinflussen?
  • Wie sind meine Geräte angeordnet?
  • Welche Geräte habe ich überhaupt?
  • Wo ist welches Regal und warum?
  • Muss ich mich drehen und wenn wie oft?
  • Sehe ich den Gast?
  • Sieht der Gast was ich mache?
  • Wie möchte ich mit dem Gast kommunizieren?
  • Wie möchte ich auf den Gast wirken?

Diese Liste kann ich dir fast ins Unendliche weiterführen. Die Richtigkeit der Schritte und Fragen für dich, deine Bar und deine Gäste, hängen maßgeblich von deinem Konzept, deinem Ziel und den jeweiligen Gegebenheiten ab. Den einzig wahren Königsweg gibt es auch hier nicht.

Beim Schreiben dieser Sätze merke ich mal wieder, wie viel ich eigentlich noch dazu zu erzählen hätte. Daher lass es mich gern wissen, wenn dich diese Art oder etwas spezielles an diesem Thema interessiert!

Was mir an der Stelle wichtig ist, es sind sehr oft die kleinen Änderungen, welche eine riesige Wirkung haben. Beispielsweise mit welcher Hand spanne ich den Siebträger aus, wer übernimmt wann welchen Posten, oder wann Flushe ich die Brühgruppe? 

(Das ist wenn man das Wasser durchlaufen lässt, um die Kaffeepartikel vom Shot vorher auszuspülen). Letzteres spart dir ganz schnell 2 – 5 Sekunden bei jedem Shot.

Warum ist das so wichtig?

Dazu machen wir eine Rechenaufgabe:

Sagen wir du hast eine Kaffeebar, die schenkt am Tag 500 Kaffee aus. Du findest einen Weg bei jedem Getränk 2 Sekunden einzusparen. Dann sind das am Tag 1000 Sekunden freiwerdende Zeit. Das wären 16,6 Minuten. Bei 6 Öffnungstagen in der Woche sind das mehr als 1 Stunde und 30 Minuten, die du so gewinnst.

Was du mit dieser Zeit machst, dass ist deiner Kreativität überlassen. Man kann sie in mehr Service investieren, oder einfach mal durchschnaufen, die Bestellungen fertig machen, sich mit der süßen Stammkundin unterhalten, oder die Maschinen besser reinigen.

Natürlich ist das nur ein Rechenbeispiel, aber ich denke was ich damit ausdrücken möchte wird klar. Denn solche Entscheidungen kannst du nur treffen, wenn du die Zeit hast, bzw. wenn man sich im ersten Schritt überhaupt mal Gedanken macht über den Workflow an seiner Kaffeebar.

In Nahaufnahme sieht man eine Hand, welche einen Siebträger in eine professionelle Kaffeemaschine einhängt. Dies ist fast immer Bestandteil des Workflows an Kaffeebars.

Ganz oft sehe ich aber auch, dass man sich über so etwas eben keine Gedanken macht. Das endet dann nicht selten in viel Frust und auch gesundheitlichen Problemen. In dem Beispiel oben, sehen wir, wie viel Hebel von der Häufigkeit einer Tätigkeit ausgeht. Dort geht es um Zeit, weil es anschaulicher ist. Wir können das Beispiel aber auch anhand von Drehbewegungen, Schritten, falschem Tampen, schlechter Haltung, etc. vorführen.

Wer täglich 500 mal eine falsche Belastung aufbaut, der wird über die Monate hinweg Probleme bekommen. Das geht von Kopfschmerzen, über Tennisarme bis hin zu handfesten Hüftproblemen.

Oder wir weiten es auf die Geräte aus. Habe ich genug Zeit ein Gerät anständig zu behandeln, hält es länger. Egal ob es dabei um das Putzen von Teilen oder einfach dem sanfteren Umgang geht, langfristig spart das Frust mit den Geräten und auch Geld.

Auch hier fallen mir immer neue erwähnenswerte Dinge ein. Aber das würde den Rahmen sprengen.

Für dich „zuhause“ ein Workflow Hausaufgaben

Frag dich doch mal an deiner Bar:

  1. Wie oft musst du die Hand wechseln, um ein Getränk herauszugeben?
  2. Wie oft läufst du für eine Bestellung im Schnitt hin und her?
  3. Geht alles im Fluss in eine Richtung, die auch mit der Laufrichtung des Gastes passt?
  4. Wo gibt es typischer Weise eine Schlange?
  5. Hast du genug Platz, um deine Sachen aufzubauen?
  6. Musst du regelmäßig Dinge wegräumen, um an andere zu kommen?

Zusammengefasst:

Die Art und Weise wie an einer Kaffeebar gearbeitet wird, oder wie die Arbeit organisiert ist hat einen unglaublich großen Einfluss alles drum herum. Dabei sind es ganz oft die Kleinigkeiten, die entscheiden. Kleinigkeiten, von denen man wissen muss um sie überhaupt zu sehen. Kleinigkeiten, welche man aber auch erst wissen kann, wenn man die Erfahrung damit hat.

Deshalb hol dir Unterstützung für dein Kaffee Projekt, bei mir oder einem meiner großartigen Kollegen.

Es lohnt sich!

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